Všeobecné podmienky (GENERAL RULES) (vybraté časti)

 7. Proces certifikácie
7.1. Registrácia
AVI VINCOTTE uznáva všetky doručené  objednávky.
Pred začiatkom preskúmania dokumentácie , AVI VINCOTTE prerokuje so o žiadateľom mená
audítorov, ktorí budú vykonávať certifikačný proces. Žiadateľ bude informovaný vopred, ak nastane  zmena priradeného  audítora.
Žiadateľ môže odmietnuť účasť audítora, písomne (vrátane odôvodnenia),  nie menej ako štyri týždne pred začiatkom procesu certifikácie. Ak  žiadateľ nesúhlasí so žiadnym  z navrhovaných audítorov  AVI  VINCOTTE, je certifikácia,  považované za neplatnú. AVI VINCOTTE bude informovať žiadateľa o tomto rozhodnutí písomne.

Požiadavka  nestrannosti audítora: audítor nesmie byť pridelený, a zúčastniť sa certifikačného procesu, ak  poskytol danej organizácii za posledné 2 roky poradenstvo, alebo služby interného auditu.

7.2. Príprava auditu a preskúmanie dokumentácie systému manažérstva
Systém manažérstva má byť realizovaný po dobu najmenej 3 mesiacov, a majú byť o tom  k dispozícii  dôkazy.
Cieľom úvodnej návštevy (tzv. "fáza 1" v mnohých prípadoch ide o preverenie súladu s referenčnou normou) je získať optimálnu prípravu na certifikačný audit. Na základe  zmluvy (v závislosti na referenčnej norme, veľkosti organizácie, rozsahu audit, a typu auditu „certifikačný" alebo "recertifikačný"), má táto príprava väčšinou podobu návštevy na mieste, alebo sa vykonáva  na diaľku pomocou telefónnych hovorov, faxov alebo e-mailov.

Všeobecne zahŕňa,
- Zoznámenie sa s organizáciou a jej činnosťou,
- Preskúmanie dokumentácie manažérskeho systému (audítor preverí manuál a / alebo zdokumentované postupy cieľom posúdiť ich súlad s požiadavkami právneho referenčného dokumentu, teda  Žiadateľ poskytuje tieto dokumenty audítorovi  AVI VINCOTTE),
- Kontrolu úrovne pripravenosti na certifikačný audit vo svetle interných auditov a Správy preskúmania manažmentom,
- Vytvorenie programu auditu a všetkých potrebných opatrení

 Vedúci audítor sa stará o prípravu, ale môže delegovať túto úlohu na audítorský tím alebo audítora.

Na tejto úvodnej návšteve sa zúčastňuje vedenie Žiadateľa ako koordinátor.

Audítor upozorní na možné nezhody a iné potrebné vysvetlenia Žiadateľa. Od Žiadateľa sa očakáva, aby prijal potrebné opatrenia a predložil audítorovi akékoľvek úpravy v dokumentácii, ktoré môže vyriešiť všetky  prípadné nezhody.

Certifikačný audit bude naplánovaný po dokončení úvodnej návštevy / preskúmania (zvyčajne do 3 týždňov) ku dňu, ktorý umožňuje žiadateľovi, aby prijal všetky zlepšenia, ktoré môžu byť nevyhnutné.

 7.3. Certifikačný audit
Počas certifikačného auditu (tzv. "fáza 2" v mnohých prípadoch, v závislosti od referenčnej normy), vymenovaný audítor overí, že systém manažérstva popísaný v manuáli, alebo v zdokumentovaných postupoch je vykonávaný účinne a v súlade s požiadavkami referenčných normatívnych dokumentov. Za týmto účelom sú preskúmané všetky zdokumentované postupy, sú vedené rozhovory s pracovníkmi podieľajúcimi sa na systéme manažérstva, je dôkladne analyzovaná Správa z preskúmania manažmentom. V tejto fáze, prebieha audit na všetkých úrovniach zodpovednosti zúčastnených a audit prebieha v priestoroch žiadateľa a ďalších priestoroch, ak tieto oblasti sú relevantné v dohodnutom rozsahu audit.

Audítor bezodkladne informuje žiadateľa ak zistí nezhodu , alebo indikovanú nezhodu oproti požiadavke.

Audítor posúdi, či táto nezhoda musí byť predmetom požiadavky na nápravnú činnosť.

V tom istom čase audítor stanoví či je táto nezhoda významná (Major), alebo menej významná (Minor) Pozri par. 7.4. pre členenie nezhôd.

 Po celú dobu auditu je potrebné zabezpečiť miestnosť s dostatočným počtom stolov a stoličiek pre stretnutia audítorského tímu.

 Proces auditu začína  úvodný stretnutím s vrcholovým manažmentom a audítormi na vysvetlenie predmetu auditu a metódy auditu a spracovania správy.

 Počas úvodného  stretnutia sa účastníci predstavia a sú definované podrobnosti o programe auditu.

Audit sa končí  záverečným stretnutím medzi vrcholovým manažmentom  a audítormi. Počas záverečného stretnutia, audítori  prezentujú  svoje závery a vydanie prípadných požiadaviek na nápravnú činnosť.  V prípade že tomu tak je, žiadateľ zahrnie požiadavky na nápravnú činnosť do plánu činností a navrhne termín dokončenia pre každé prijaté opatrenie na nápravu. Tieto odpovede zašle do AVI VINCOTTE čo najskôr nie však neskôr ako do 2 týždňov.

 Pre VCA / LSC a VCU / LSI, sa žiadosť o nápravné opatrenie nevzťahuje.

 7.6. Správa z Auditu
V nadväznosti na audit, pripravuje audítor  dôvernú správa z auditu. Táto správa obsahuje stručný opis žiadateľa, opis výrobkov alebo služieb, na ktoré sa vzťahuje súvisiace manažérsky systém  a žiadosť o nápravných opatrení  so všetkými  zistenými nezhody. Správa tiež obsahuje reakciu na žiadosť o nápravné opatrenia.

 7.7. Certifikačná zložka
Vedúci audítor pripraví certifikačnú zložku. Táto zložka obsahuje:
  -správu o audite,
  -odporúčania audítorského tímu týkajúce sa certifikácie auditovaného manažérskeho  systému.

Táto certifikačná zložka je prezentovaná  AVI Certifikačnej  komisii.

 7.8. Certifikácia
Certifikačná zložka je preskúmaná  AVI Certifikačnou komisiou.

Certifikačná komisia sa skladá z predsedu, Senior Audítorov a osôb, ktoré majú  právo veta pri procese certifikácie podľa určitých platných normatívnych dokumentov. Senior  Audítor je vedúci audítor ktorý má dlhodobé skúsenosti v odbore a vysoké uznanie svojej práce v odbore. Pre  VCA / LSC a VCU / LSI, sa Certifikačná komisia  minimálne skladá z koordinátora VCA.  Certifikačná komisia sa spravidla schádza každý týždeň. Na každom zasadnutí výbor skúma všetky certifikačné zložky, ktoré mu boli predložené. Ak je to potrebné, je /sú vypočutý predmetný (í) audítor (i) . V každom prípade, Certifikačná komisia bude rozhodovať za akých podmienok bude certifikát vydaný, alebo  z akého dôvodu bude vydanie certifikátu odmietnuté.

Udelenie certifikátu je odmietnuté, keď Certifikačná komisia usúdi, že vykonávanie systému manažérstva sa podstatne odchyľuje od požiadaviek referenčného normatívneho dokumentu. Toto  rozhodnutie je založené na nasledujúcich faktoroch:
- Dôkazy o rozhodujúcej / veľkej nezhode.
- Nahromadenie menší nezhôd, ktoré viedli k nedostatku dôvery vo funkčnosť  manažérskeho systému
- Postoj žiadateľa k riešeniu žiadostí o nápravné opatrenia.

Rozhodnutie Certifikačná komisia oznámi Žiadateľovi do troch pracovných dní.

Dátum účinnosti vydaného Certifikátu je dátum zasadnutia Certifikačnej komisie. Tento certifikát je všeobecne platný po dobu 3 rokov, s výnimkou obmedzení opísaných v odseku 15  (Zmena referenčného normatívnych dokumentov).

7.9 Registrácia a zverejnenie
Hneď ako je pridelené registračné číslo je vytlačené na certifikát.  Certifikát je vydaný  v súlade s medzinárodnými požiadavkami na certifikačné orgány.

Osvedčenie zvyčajne uvádza:
- referenčnú normu,
- názov a adresa certifikovanej organizácie, 
- rozsah certifikácie (činností, výrobkov alebo služieb),
-odkaz na poslednú audítorskú správu, a
-doba platnosti.

 7.11. Dohľadový (periodický) audit
Ak je vydaný certifikát, je definovaný aj program dohľadu. Zachovanie osvedčenia  si vyžaduje  sledovanie realizácie tohto programu. Praktické opatrenia sú definované, na  základe  návrhu, ktorý  bol predložený AVI VINCOTTE.

Dohľadové (periodické) audity zahŕňajú:
- preskúmanie sťažností a PVS prijaté na  poslednom preskúmaní,
- žiadosti o nápravné opatrenia vydané počas predchádzajúceho auditu(ov),
- preskúmanie interných auditov a ich plánovanie,
- preskúmania častí manažérskeho systému,
- preskúmanie použitia certifikátu.

Všeobecne budú počas platnosti certifikátu preskúmané  všetky prvky referenčného normatívneho dokumentu.  V prípade certifikácie, ktorá zahŕňa posúdenie zhody s regulačnými požiadavkami  (Európskych smerníc), požiadavky ustanovené právnymi predpismi, ktoré sú uplatniteľné na základe práva.

Dodatočné audity môžu byť uskutočnené v  prípadoch, ako sú:
 - Hlavná zmena(y) certifikovaného manažérskeho systému ;
 - Významné nezhody zistené v priebehu plánovaného dohľadového (periodického) auditu,
 - Výhrada tretej strany.

Tieto dodatočné audity zahŕňajú preskúmanie dokumentácie v kanceláriách AVI VINCOTTE, alebo audity v priestoroch Certifikovanej organizácie, alebo na mieste ktoré si to vyžaduje.
 
Správa je napísaná pre všetky audity. Tieto správy sú odosielané do (certifikovanej) organizácie do jedného mesiaca po obdržaní prijateľného nápravného opatrenia v reakcii na všetky požiadavky na nápravné opatrenia.  Správa, spolu s odporúčaniami  audítora(ov),  je predložená Certifikačnej komisii na jej nasledujúcej schôdzi. Certifikačná komisia rozhodne, či zachovať, zmeniť, pozastaviť, alebo stiahnuť daný certifikát, alebo uložiť dodatočné podmienky.
K tejto situácii sa vzťahujú podmienky uvedené v par. 7.8.

7.12. Predĺženie (Renewal)

Žiadateľ musí podať žiadosť o predĺženie platnosti certifikátu AVI VINCOTTE, aby nedošlo k prerušeniu platnosti certifikátu, najneskôr tri mesiace pred uplynutím doby platnosti príslušného certifikátu.
Obnovenie procesu je porovnateľné s originálnou certifikáciou.

Avšak:
  Program berie do úvahy poznatky získané z prehodnotenia  systému manažérstva
  Platia Všeobecné predpisy  v deň obnovenia návrhu,

Obnovenie auditu zvyčajne musí byť vykonané pred vypršaním termínu. Po tomto dátume, nie je vydaný žiadny dočasný certifikát, ale AVI VINCOTTE môže vydať potvrdenie , že prebieha obnovenie procesu za podmienky že je podpísaná nová zmluva a termíny auditov budú dohodnuté. Ak audit nie je možné uskutočniť do 3 mesiacov po uplynutí platnosti osvedčenia, bude tento audit  považovaný za certifikačný audit. Musí byť vytvorená nová ponuka v ktorej bude prehodnotená doba trvania auditu. Tento certifikát je potom vydaný na 3 roky odo dňa  nového rozhodnutia  (po audite) a je pridelené nové číslo registrácie. V prípade obnovenia certifikátu vydaného skôr, iným certifikačným orgánom, "Renewal status"  môže byť zachovaný aj po "Transfer process", podobne ako je opísané v odseku 8.4.

8.4. Prevod certifikátov
Na žiadosť Certifikovanej organizácie, ktorá chce previesť certifikát  vydaný iným autorizovaným subjektom do AVI VINCOTTE, môže AVI VINCOTTE, vydať certifikát na základe predchádzajúcich výsledkov auditu a prevzatia certifikačných programov. Originál osvedčenia a posledné správy o audite budú preskúmané a hodnotené, vrátane stavu  otvorených nezhôd, ako aj vybavenie sťažností a prijatých opatrení.  Výsledky preskúmania tohto prevodu  sa predložia Certifikačnej komisie, ktorá vydá (alebo nie) certifikát, ktorého platnosť končí v rovnaký deň ako v pôvodnom certifikáte. Certifikačná komisia rozhodne o možných doplnkové auditoch (predbežný audit, atď) a definuje nový program dohľadového auditu  (alebo potvrdí pôvodné).

Poznámka: U niektorých referenčných štandardov ( ISO / TS 16949), nie je možný žiadny prenos  v priebehu 3-ročnej doby platnosti certifikátu. Ak chce organizácia zmeniť certifikačný orgán je vyžadovaný nový certifikačný audit.  Audit sa môže považovať za obnovenie (renewal) v prípade ak sa prevod vykoná podľa  vyššie uvedené (a v § 7.12).

   9. Použitie certifikátu a registračného loga 

Certifikované spoločnosti môžu: 

-zobrazovať, rozmnožovať a vystavovať kópie certifikátov (ďalšie originály sú k dispozícii v AVI)

-zverejňovať iba úplné kópie audítorských správ tretej strane

-reprodukovať  registračné logo AVI uvedené na platnom normatívnom dokumente (s odkazom na platný      normatívny dokument) ale iba na korešpondencii, propagačnej a  reklamnej dokumentácii (vrátane webových stránok) a na firemných vozidlách .

V tomto prípade platia nasledujúce podmienky.

- Logo registrácie bude vždy použité s menom certifikovanej spoločnosti

- Logo registrácie bude použité v súvislosti s činnosťou, výrobkami alebo so službami, na ktoré sa táto certifikácia vzťahuje

- Ak by mohlo dôjsť  pri používaní loga k zmätku, certifikované spoločnosti určia činnosti, tovar alebo služby, na ktoré sa certifikácia vzťahuje

- Toto logo nesmie byť spojené s činnosťou, výrobkom alebo službou takým spôsobom, aby sa zdalo že boli samé certifikované AVI.

Z toho vyplýva, že logo sa nesmie použiť na samotný výrobok, alebo priamo na jeho balenie.

Certifikovaná spoločnosť zruší používanie loga  v prípade, že zistí  používanie loga, ktoré považuje za zavádzajúce.

Po skončení certifikácie z akéhokoľvek dôvodu (skončenie doby platnosti, odstúpenie od zmluvy )  sa certifikovaná spoločnosť  zaväzuje okamžite ukončiť používanie loga a zničiť všetky materiály na  ktorých je logo obsiahnuté.

 V prípade zmeny rozsahu  sa certifikačná spoločnosť zaväzuje použiť modifikovaný certifikát alebo logo.

Registračné logo môže byť vytlačené v čiernej alebo modrej farbe (quadrichromatic 100%CYAN or trichromatic PANONE/ Process blue)